U savremenom poslovanju mi ustvari ne razgovaramo u onoj mjeri kao prije. Komunikacija se sada često odvija putem Email-a, koji sa sobom nosi i praktičnost i izazove. Očigledan problem je da komunikacija putem Email-a eliminiše sve vokalne i vizuelne tragove (npr, govor tijela, izraz lica, ton glasa i sl.). koje obično koristimo da porukom prenesemo više nego što je iskazano samo riječima.
Sarkazmi, pretjerivanja i naglašavanja mogu biti potpuno izgubljeni a nesporazumi su česti. Poruka može biti potpuno pogrešno shvaćena a odgovor iznenađujući. Vjerujem da Vam je to uglavnom dobro poznato.
Ono što vjerovatno ne znate je da postoje suptilni aspekti Vašeg stila pisanja Email-a koji utiče na način na koji se Vaše poruke doživljavaju. Naučite da identifikujete sopstveni stil i iskoristite to znanje u sopstvenu korist.
Kao čitaoci Email-ova svi mi, čak i nesvjesno, tražimo u datom Email-u šta je pošiljaoc htio da kaže i „između redova“. Nova istraživanja su utvrdila 3 znaka koja ljudi koriste (uglavnom nesvjesno) da bi donijeli sudove o motivaciji pošiljaoca i statusu poruke.
1. Greške- greške u pisanju, bilo da su gramatičke ili štamparske, ostavljaju vema jak utisak, NIJE GA BRIGA. Greške se uzimaju kao jasan znak apatije, pa čak i nepoštovanja. Neuredni Email-ovi ostavljaju utisak potpune nezainteresovanosti na čitaoca. Oni si pisani ekvivalent zijevanju u lice.
Savjet: Ukoliko ne želite da izgledate lijeno ili neučtivo greške bilo koje vrste su nešto što bi svakako trebali da izbjegnete.
2. Obraćanje u prvom ili trećem licu- uporedimo sljedeće rečenice:
· Odlučili smo na sastanku da to odložimo.
· Odlučeno je na sastanku da će to biti odloženo.
Sadržaj ove dvije poruke je potpuno isti, samo je jedna napisana u prvom licu (mi) a druga u više formalnom, manje ličnom trećem licu (oni). Istraživanja pokazuju da ljudi često izvlače dva zaključka o Vama ako koristite drugi stil: da niste na istom nivou i da ste vjerovatno umišljeni. Pisanje u trećem licu znatno je više neprijateljsko nego pisanje u manje formalnom prvom licu. Treće lice se smatra tipičnim za poruke šefu o radu tima ili u komunikaciji gdje ni pošiljalac ni čitalac nisu u različitim pozicijama moći u odnosu jedan prema drugom.
Savjet: Ako želite suptilno da podsjetite primaoca na svoj autoritet ili želite samo da izgleda da imate veća ovlaštenja nego što ih stvarno imate upotrebite treće lice. Ovo je takođe dobra ideja ako ste sami podređeni, prvo lice može izgledati manje profesionalno i dostojanstveno. S druge strane, ako pokušavate staviti naglasak na jednostavnost ili uvjeriti pošiljaoca da niste ljuti, korišćenje prvog lica će vjerovatno upaliti.
3. Uzvičnik- uzvičnik u Email-u govori mnogo više od samo svog značenja. On govori čitaocu da ga vidite kolegijalno, čak drugarski. Njegov neformalni i emocionalni naglasak sugeriše prijeteljski odnos a ne samo poslovni.
Savjet: Povremeno korišćenje uzvičnika u Email porukama može da bude dobra strategija za pridobijanje saradnika. To je suptilan način da se u Email-u kaže: „Hej, ja na nas gledam kao na prijatelje“.
Za šefove, međutim, uzvičnik može da djeluje suviše napadno i neprofesionalno. U tom slučaju držite se jednostavnih znakova interpunkcije.
Pripremio: Pravimarketing tim
Nema komentara:
Objavi komentar