Komunikacija sa spoljnom sredinom podrazumeva promišljenu mešavinu informativnosti i zabave, kao i kompromis između želje za postizanjem uzvišenih ciljeva i ograničenja koja postavljaju vreme i sredstva. Upoznavanje efikasnih metoda prezentacije može olakšati savlađivanje komunikacijskih prepreka i značajno poboljšati operativnost jedne organizacije.
Činioci efikasne komunikacije
Efikasna komunikacija zasniva se na sledećim ključnim činiocima: konzistentnost verbalne i neverbalne komunikacije, slušanje i postavljanje pitanja.
Konzistentnost verbalne i neverbalne komunikacije. Veći deo sadržaja poruke prenosi se neverbalnim jezikom. Ako su ova dva jezika kontradiktorna, većina će verovati neverbalnim porukama. Dobar pošaljilac kombinuje ova dva elementa i čini ih komplementarnim u prenošenju koherentne poruke. Važno je znati da se većina komunikacije odvija bez učešća govora. Ponekad je dovoljno baciti pogled na osobu da bi se znalo šta ona ili on „misle”. Neverbalnu komunikaciju možemo opisati kao iskreniju nego verbalni diskurs, iz razloga što je veoma teško prikriti reakcije (izrazi lica, pokreti, položaj tela, jačina i ton glasa i sl.).
Slušanje. Slušanje je važan element efikasne prezentacije. Cilj istinskog slušanja je razumevanje onoga što govornik pokušava da prenese. Dobar slušalac šalje verbalne i neverbalne poruke govorniku koje olakšavaju komunikaciju. Ovaj proces naziva se aktivno slušanje. Ljudi ne slušaju u sledećim situacijama: kada se upoređuju sa drugima; kada imaju negativan stav prema govorniku (npr. misle da su ona ili on dosadni); kada savetuju; kada razuveravaju; kada se uvek slažu; kada razmišljaju o odgovorima i kada traže skriveno značenje.
Postavljanje pitanja. Postavljanje pitanja čini prezentaciju efikasnom i gradi poverenje kod sagovornika. Uvek pažljivo saslušajte pitanje iz publike da biste shvatili njegovu suštinu, i s poštovanjem tretirajte svako pitanje. Vodite računa da svi čuju postavljeno pitanje. Ponovite ga ukoliko je potrebno. Dobro je da zastanete i razmislite o pitanju pre nego što odgovorite. Odgovarajte koncizno. Ako ne znate odgovor, možete da prosledite pitanje grupi. To je često dobra ideja i kada znate odgovor, jer tako podstičete angažovanje grupe. U suprotnom, autoritativno odgovorite da ne znate i ponudite da potražite odgovor i saopštite ga u neko buduće vreme.
Ako se suočite sa agresivnim pitanjima, pažljivo ih saslušajte i nađite u njima nešto sa čim možete da se složite; izbegavajte povlačenje u defanzivu. Što više empatije pokažete, lakše će Vam biti da smanjite napon u vazduhu. Ne dozvolite da budete uvučeni u raspravu, čak i ako ste sigurni da svojim superiornim znanjem možete da nadmašite „protivnika”. Bitku biste možda i dobili, ali biste zasigurno izgubili publiku. Ukoliko sačuvate blizak odnos sa publikom, videćete da će ona biti u stanju da sama zavede red i da neće tolerisati ometanje od strane nezadovoljnog pojedinca. Imajte na umu da će do ove vrste problema retko dolaziti ako ste dobro pripremljeni i predstavljate se samopouzdano i s autoritetom.
Sem toga, veoma je bitno na koji način ćete formulisati pitanje koje postavljate publici. Potrebno je biti obazriv sa „zašto” pitanjima, jer ljudi uglavnom nemaju odgovor na ovako postavljeno pitanje. Ovaj tip pitanja često izaziva defanzivnost, racionalizaciju i lažno rezonovanje. Ako se dogodi da publici postavite ovakvo pitanje, pametno je da izrazite zainteresovanost i da izbegavate provokaciju. „Šta” i „kako” pitanja pomažu: da se pronađe bolje rešenje (npr. kako vidite ovu situaciju); da se problem razloži na jednostavne činioce (šta vas vređa u ovoj situaciji); da se problem redefiniše (šta je stvarno problem u ovoj situaciji, kako biste želeli da je razrešite); da se utvrdi spremnost za ličnim učešćem (šta osećate da možete lično doprineti); da se dobije pristanak za prihvatanje lične odgovornosti za problem (kako ova situacija i predloženo rešenje zavise od vas i vašeg postupanja), kao i da se pronađe drugi ugao posmatranja problema (kako drugi gledaju na ovaj problem, šta bi osoba koju izuzetno poštujete rekla u ovoj situaciji).
Potvrde o uspešnosti komunikacije
Tokom izlaganja možete koristiti metode koje odgovaraju na pitanje da li prezentacija teče u pravom smeru.
Parafraziranje. Parafraziranje je tehnika modifikovanja već izrečenog ne bi li se učinilo još razumljivijim. Prezenter je koristi da bi potvrdio ili ispravio ono što želi da slušalac čuje da je rečeno. Parafraziranje obično počinje sa „Drugim rečima...”. Ono može biti korisno za sticanje potvrde da je prezentacija uspešna.
Osluškivanje publike. Publika je sastavljena od pojedinaca i oni reaguju kao pojedinci. Ako tokom prezentacije malo istražujete signale koje članovi publike šalju, moći ćete da u svoje predavanje ugradite mnoštvo kratkih primera koji će osigurati pažnju i garantovati da će linija komuniciranja ostati otvorena.
Efekti koji ohrabruju kvalitetnu prezentaciju su: gledanje u govornika; ohrabrivanje govornika (npr. klimanjem glave, osmehom i sl.); verbalno ohrabrenje; pokazivanje razumevanja, strpljenja i prihvatanja; pokazivanje zainteresovanosti; traženje objašnjenja postavljanjem pitanja; davanje dobrog, konkretnog i određenog saveta; dopuštanje govorniku da razvije poentu bez prekidanja; izbegavanje kriticizma i ocenjivanja.
Efekti koji ne ohrabruju kvalitetnu prezentaciju: negledanje u govornika; nedostatak razumevanja i simpatije; neslušanje rečenog i nepostavljanje pitanja; kritikovanje i ocenjivanje govornika; previše priče, premalo slušanja; zauzetost drugim predmetom za vreme slušanja (npr. pregledanje beleški ili zagledanje noktiju); ismejavanje govornika, neuzimanje ga/je za ozbiljno.
Ometajući faktori u prezentaciji
Ključna prepreka uspešne prezentacije je neadekvatna komunikacija. Komunikacija koja vređa podrazumeva kriticizam, optuživanje, sumnjičenje, ogovaranje, potkazivanje, okrivljavanje, zadirkivanje, nedostatak takta, pretnje, ismejavanje, ironiju i izrugivanje.
Komunikacija koja izluđuje podrazumeva poricanje izraženih osećanja, želja, kršenje dogovora, izbegavanje odgovornosti, davanje i konsekventno poništavanje nade, dvosmislenost, projekciju, optuživanje drugih za skrivene namere, neuvažavanje tuđih želja, ponavljanje, traženje skrivenog značenja u svemu izgovorenom.
Nepoštena komunikacija podrazumeva nametanje stereotipa, stavljanje reči u tuđa usta, stalno menjanje teme, optuživanje, zloupotrebu statističkih i drugih podataka, prekidanje, pretnje, ponižavanje, izazivanje osećaja krivice, ruganje, ismejavanje i ignorisanje.
Ako izbegnete ove zamke a dobro ste pripremil svoju prezentaciju, na pravom ste putu do vrhunskog prezentera.
Činioci efikasne komunikacije
Efikasna komunikacija zasniva se na sledećim ključnim činiocima: konzistentnost verbalne i neverbalne komunikacije, slušanje i postavljanje pitanja.
Konzistentnost verbalne i neverbalne komunikacije. Veći deo sadržaja poruke prenosi se neverbalnim jezikom. Ako su ova dva jezika kontradiktorna, većina će verovati neverbalnim porukama. Dobar pošaljilac kombinuje ova dva elementa i čini ih komplementarnim u prenošenju koherentne poruke. Važno je znati da se većina komunikacije odvija bez učešća govora. Ponekad je dovoljno baciti pogled na osobu da bi se znalo šta ona ili on „misle”. Neverbalnu komunikaciju možemo opisati kao iskreniju nego verbalni diskurs, iz razloga što je veoma teško prikriti reakcije (izrazi lica, pokreti, položaj tela, jačina i ton glasa i sl.).
Slušanje. Slušanje je važan element efikasne prezentacije. Cilj istinskog slušanja je razumevanje onoga što govornik pokušava da prenese. Dobar slušalac šalje verbalne i neverbalne poruke govorniku koje olakšavaju komunikaciju. Ovaj proces naziva se aktivno slušanje. Ljudi ne slušaju u sledećim situacijama: kada se upoređuju sa drugima; kada imaju negativan stav prema govorniku (npr. misle da su ona ili on dosadni); kada savetuju; kada razuveravaju; kada se uvek slažu; kada razmišljaju o odgovorima i kada traže skriveno značenje.
Postavljanje pitanja. Postavljanje pitanja čini prezentaciju efikasnom i gradi poverenje kod sagovornika. Uvek pažljivo saslušajte pitanje iz publike da biste shvatili njegovu suštinu, i s poštovanjem tretirajte svako pitanje. Vodite računa da svi čuju postavljeno pitanje. Ponovite ga ukoliko je potrebno. Dobro je da zastanete i razmislite o pitanju pre nego što odgovorite. Odgovarajte koncizno. Ako ne znate odgovor, možete da prosledite pitanje grupi. To je često dobra ideja i kada znate odgovor, jer tako podstičete angažovanje grupe. U suprotnom, autoritativno odgovorite da ne znate i ponudite da potražite odgovor i saopštite ga u neko buduće vreme.
Ako se suočite sa agresivnim pitanjima, pažljivo ih saslušajte i nađite u njima nešto sa čim možete da se složite; izbegavajte povlačenje u defanzivu. Što više empatije pokažete, lakše će Vam biti da smanjite napon u vazduhu. Ne dozvolite da budete uvučeni u raspravu, čak i ako ste sigurni da svojim superiornim znanjem možete da nadmašite „protivnika”. Bitku biste možda i dobili, ali biste zasigurno izgubili publiku. Ukoliko sačuvate blizak odnos sa publikom, videćete da će ona biti u stanju da sama zavede red i da neće tolerisati ometanje od strane nezadovoljnog pojedinca. Imajte na umu da će do ove vrste problema retko dolaziti ako ste dobro pripremljeni i predstavljate se samopouzdano i s autoritetom.
Sem toga, veoma je bitno na koji način ćete formulisati pitanje koje postavljate publici. Potrebno je biti obazriv sa „zašto” pitanjima, jer ljudi uglavnom nemaju odgovor na ovako postavljeno pitanje. Ovaj tip pitanja često izaziva defanzivnost, racionalizaciju i lažno rezonovanje. Ako se dogodi da publici postavite ovakvo pitanje, pametno je da izrazite zainteresovanost i da izbegavate provokaciju. „Šta” i „kako” pitanja pomažu: da se pronađe bolje rešenje (npr. kako vidite ovu situaciju); da se problem razloži na jednostavne činioce (šta vas vređa u ovoj situaciji); da se problem redefiniše (šta je stvarno problem u ovoj situaciji, kako biste želeli da je razrešite); da se utvrdi spremnost za ličnim učešćem (šta osećate da možete lično doprineti); da se dobije pristanak za prihvatanje lične odgovornosti za problem (kako ova situacija i predloženo rešenje zavise od vas i vašeg postupanja), kao i da se pronađe drugi ugao posmatranja problema (kako drugi gledaju na ovaj problem, šta bi osoba koju izuzetno poštujete rekla u ovoj situaciji).
Potvrde o uspešnosti komunikacije
Tokom izlaganja možete koristiti metode koje odgovaraju na pitanje da li prezentacija teče u pravom smeru.
Parafraziranje. Parafraziranje je tehnika modifikovanja već izrečenog ne bi li se učinilo još razumljivijim. Prezenter je koristi da bi potvrdio ili ispravio ono što želi da slušalac čuje da je rečeno. Parafraziranje obično počinje sa „Drugim rečima...”. Ono može biti korisno za sticanje potvrde da je prezentacija uspešna.
Osluškivanje publike. Publika je sastavljena od pojedinaca i oni reaguju kao pojedinci. Ako tokom prezentacije malo istražujete signale koje članovi publike šalju, moći ćete da u svoje predavanje ugradite mnoštvo kratkih primera koji će osigurati pažnju i garantovati da će linija komuniciranja ostati otvorena.
Efekti koji ohrabruju kvalitetnu prezentaciju su: gledanje u govornika; ohrabrivanje govornika (npr. klimanjem glave, osmehom i sl.); verbalno ohrabrenje; pokazivanje razumevanja, strpljenja i prihvatanja; pokazivanje zainteresovanosti; traženje objašnjenja postavljanjem pitanja; davanje dobrog, konkretnog i određenog saveta; dopuštanje govorniku da razvije poentu bez prekidanja; izbegavanje kriticizma i ocenjivanja.
Efekti koji ne ohrabruju kvalitetnu prezentaciju: negledanje u govornika; nedostatak razumevanja i simpatije; neslušanje rečenog i nepostavljanje pitanja; kritikovanje i ocenjivanje govornika; previše priče, premalo slušanja; zauzetost drugim predmetom za vreme slušanja (npr. pregledanje beleški ili zagledanje noktiju); ismejavanje govornika, neuzimanje ga/je za ozbiljno.
Ometajući faktori u prezentaciji
Ključna prepreka uspešne prezentacije je neadekvatna komunikacija. Komunikacija koja vređa podrazumeva kriticizam, optuživanje, sumnjičenje, ogovaranje, potkazivanje, okrivljavanje, zadirkivanje, nedostatak takta, pretnje, ismejavanje, ironiju i izrugivanje.
Komunikacija koja izluđuje podrazumeva poricanje izraženih osećanja, želja, kršenje dogovora, izbegavanje odgovornosti, davanje i konsekventno poništavanje nade, dvosmislenost, projekciju, optuživanje drugih za skrivene namere, neuvažavanje tuđih želja, ponavljanje, traženje skrivenog značenja u svemu izgovorenom.
Nepoštena komunikacija podrazumeva nametanje stereotipa, stavljanje reči u tuđa usta, stalno menjanje teme, optuživanje, zloupotrebu statističkih i drugih podataka, prekidanje, pretnje, ponižavanje, izazivanje osećaja krivice, ruganje, ismejavanje i ignorisanje.
Ako izbegnete ove zamke a dobro ste pripremil svoju prezentaciju, na pravom ste putu do vrhunskog prezentera.
Smetnje u komunikaciji – šum
Šum predstavlja grupu ometajućih faktora koji otežavaju komunikaciju. Uzrokuje ga izbor neodgovarajućeg kanala, slanje nejasnih poruka, ili kada se ne uzimaju u obzir potrebe i očekivanja primalaca. Činioci koji pridonose komunikacijskom šumu su sledeći:
– fizička buka – zvuci iz pozadine koji ometaju komunikaciju;
– mentalne smetnje;
– nerazumevanje koje proizlazi iz izbora upotrebljenih reči (strani ili tehnički izrazi, kolokvijalizmi);
– nedostatak koncentracije;
– predrasude, stereotipi, negativni stavovi (prema poreklu, rasi, religiji i sl.);
– neodgovarajuća očekivanja;
– emotivni pritisci;
– društvena anksioznost (introvertnost, nesigurnost, inferiornost i sl.);
– nepoštovanje usvojene etikecije (pri upoznavanju, zahvaljivanju, prekidanju i sl.), i
– manipulacija/igranje igara (pokazivanje interesovanja, sa prikrivenom namerom izazivanja sukoba; pozivanje na saradnju sa prikrivenom željom za dominiranjem, „vući nekoga za jezik”).
Šum predstavlja grupu ometajućih faktora koji otežavaju komunikaciju. Uzrokuje ga izbor neodgovarajućeg kanala, slanje nejasnih poruka, ili kada se ne uzimaju u obzir potrebe i očekivanja primalaca. Činioci koji pridonose komunikacijskom šumu su sledeći:
– fizička buka – zvuci iz pozadine koji ometaju komunikaciju;
– mentalne smetnje;
– nerazumevanje koje proizlazi iz izbora upotrebljenih reči (strani ili tehnički izrazi, kolokvijalizmi);
– nedostatak koncentracije;
– predrasude, stereotipi, negativni stavovi (prema poreklu, rasi, religiji i sl.);
– neodgovarajuća očekivanja;
– emotivni pritisci;
– društvena anksioznost (introvertnost, nesigurnost, inferiornost i sl.);
– nepoštovanje usvojene etikecije (pri upoznavanju, zahvaljivanju, prekidanju i sl.), i
– manipulacija/igranje igara (pokazivanje interesovanja, sa prikrivenom namerom izazivanja sukoba; pozivanje na saradnju sa prikrivenom željom za dominiranjem, „vući nekoga za jezik”).
mr Biljana Vitković
Nema komentara:
Objavi komentar